Cómo cambiar de contador sin perder información: qué pedir y en qué orden

¿Cuándo conviene cambiar de contador?

Mira hechos que puedes comprobar tú mismo, no sensaciones. Estas señales justifican evaluar un cambio:

• Multas o intereses repetidos por F29 (la declaración mensual de IVA y pagos provisionales) fuera de plazo. Lo ves período por período en la Consulta Integral F29 del SII.
• No recibes un balance ni un estado de resultados al menos cada trimestre.
• El saldo contable del banco no coincide con la cartola y nadie explica la diferencia.
• Te enteras de observaciones en la renta o de anotaciones por el propio SII.
• La empresa cambió (más trabajadores, importaciones, un crédito que exige estados financieros) y el servicio sigue igual.

Revisa también tu parte: si los documentos llegan tarde, el problema se repetirá con cualquier contador.

¿De quién es la información contable?

De tu empresa. El artículo 17 del Código Tributario obliga al contribuyente, no al contador, a conservar los libros de contabilidad y su documentación mientras el SII tenga plazo para revisar las declaraciones. Pedirlos no es un favor: es recuperar algo que la ley te exige tener.

Ese plazo es, por regla general, de tres años desde que venció el pago del impuesto, y de seis cuando la declaración no se presentó o fue maliciosamente falsa (artículo 200). Pide los últimos seis años.

¿Qué pedirle al contador anterior? La lista de traspaso

Pide todo por escrito, en una sola solicitud y con fecha de entrega: cada cosa en PDF y en un archivo exportado que el nuevo contador pueda cargar.

Suma una carpeta de pendientes: requerimientos del SII, convenios con Tesorería, multas y plazos en curso. Es lo que más se pierde.

¿Qué accesos hay que revisar y revocar?

La clave tributaria es de la empresa: la obtiene su representante legal y no se puede eliminar, solo cambiar, en la opción Recuperar o cambiar Clave Tributaria del SII. Cámbiala el día del corte, aunque la relación termine bien.

Luego revisa a quién autorizaste a operar por la empresa:

• Mandatario digital (quien hace trámites por la empresa con su propia clave): en Administración y gestión de mandatos, el representante legal lo revoca con efecto inmediato. Por ley, también habilita trámites ante Tesorería.
• Representantes electrónicos: en Administrar representantes electrónicos, revoca la autorización para declarar renta por la empresa.
• Factura electrónica: elimina al contador de los usuarios autorizados.
• Correo de notificaciones: en Actualización de información, opción Cambiar email y/o teléfono móvil. Por los artículos 11 y 11 bis del Código Tributario, el SII notifica válidamente al correo registrado, aunque sea del contador anterior.
• Previred: la empresa tiene un solo usuario administrador y puede tener secundarios. Si el administrador es el usuario personal del contador, pide a Previred el cambio de administrador; el nuevo usuario debe estar inscrito antes.
• Dirección del Trabajo: en Mi DT, el Gestor de Representantes Laborales Electrónicos, con la clave tributaria de la empresa, permite eliminar o deshabilitar representantes.

Termina con la banca de empresas, la licencia del software contable (conviene que esté a nombre de la empresa) y las carpetas compartidas.

¿Cuándo hacer el cambio y en qué orden?

Haz el corte al terminar un mes. El contador saliente deja pagadas las remuneraciones y cotizaciones de ese mes (Previred recibe el pago electrónico con cargo a cuenta corriente hasta el día 13) y presenta el F29, que vence el día 12, o el 20 si eres facturador electrónico y declaras y pagas por internet. El nuevo parte con el mes siguiente.

Evita marzo y abril. Para el año tributario 2027, las declaraciones juradas de sueldos (F1887) y honorarios (F1879) vencen el 29 de marzo, y el F22 se presenta en abril, con plazo general hasta el 30. Ambas dependen de la contabilidad del año completo: si cambias en medio, quien prepara la renta no llevó los libros.

Algunas declaraciones juradas, como la del balance (F1847), vencen el 30 de junio de 2027: acuerda por escrito quién las presenta.

¿Hay que avisarle al SII que cambiaste de contador?

No como trámite propio. La lista de modificaciones que el SII exige informar (razón social, domicilio, giro, socios, capital, representantes y reorganizaciones, entre otras) no incluye al contador, y el artículo 68 del Código Tributario tampoco lo menciona.

La excepción es el poder. Si el contador tenía un mandato escrito para representar a la empresa, el artículo 9 lo sigue considerando autorizado para recibir notificaciones a nombre de ella mientras no conste que el mandato terminó. Revócalo y deja constancia ante el SII con el documento que lo acredite.

Ejemplo práctico: un traspaso ordenado

Ejemplo: una empresa con ocho trabajadores, facturadora electrónica, cambia de contador en octubre. El contador saliente cierra septiembre: liquidaciones, cotizaciones pagadas por Previred hasta el 13 de octubre y F29 presentado hasta el 20. El 21 la empresa cambia la clave tributaria, revoca el mandato digital y pide el cambio de administrador en Previred; el nuevo contador parte con octubre.

En la conciliación bancaria de septiembre, la diferencia entre libro y banco queda explicada al peso:

Si queda una diferencia sin explicar, es lo primero que se pide aclarar antes de cerrar el traspaso.

Paso a paso

1. Decide la fecha de corte. Fin de un mes, fuera de marzo y abril, con acuerdo escrito sobre qué cierra el contador saliente.
2. Envía la lista de traspaso. Todo en una sola solicitud y con fecha de entrega.
3. Verifica contra las fuentes oficiales. Cruza lo recibido con el SII, Previred y la Dirección del Trabajo.
4. Cambia claves y revoca accesos. Clave tributaria, mandatarios, correo de notificaciones, Previred, Mi DT, banco y software, el día del corte.
5. Entrega los saldos de apertura. Balance de comprobación del último mes cerrado, remanente de crédito fiscal y registros tributarios.
6. Archiva el traspaso. La lista con la constancia de entrega prueba qué recibiste y en qué estado.

Errores frecuentes

• Cambiar a mitad de mes y dejar el F29 de ese mes sin responsable claro.
• Hacer el cambio en marzo o abril, con las declaraciones juradas y el F22 en curso.
• Recibir solo PDF y no los archivos del software contable.
• Olvidar el correo de notificaciones del SII, que sigue llegando al contador anterior.
• Dejar al contador saliente como usuario administrador en Previred.
• Dar por recibido el traspaso sin revisar que las conciliaciones bancarias cuadren.

Preguntas frecuentes

Fuentes

Verificadas al 4 de noviembre de 2026. La normativa y los precios cambian: si vas a tomar una decisión, confírmalo en la fuente.

• Biblioteca del Congreso Nacional — Código Tributario (D.L. 830), artículos 9, 11, 11 bis, 17, 68, 97 N.º 16 y 200
• Servicio de Impuestos Internos — ¿Cuáles son las modificaciones que se deben informar obligatoriamente al SII?
• Servicio de Impuestos Internos — Circular N.º 37 de 2025 — representación y extinción de mandatos ante el SII
• Servicio de Impuestos Internos — Resolución Ex. SII N.º 2 de 2024 — Plataforma de Mandatarios Digitales
• Servicio de Impuestos Internos — ¿Cómo se obtiene la Clave Tributaria?
• Servicio de Impuestos Internos — Paso a paso: registra y verifica tu correo único de contacto y teléfono
• Servicio de Impuestos Internos — Plazos para presentar el Formulario 29
• Servicio de Impuestos Internos — Resolución Ex. SII N.º 135 de 2026 — vencimientos de declaraciones juradas, año tributario 2027
• Previred — Preguntas frecuentes de empresas (usuarios y planillas pagadas)
• Dirección del Trabajo — ¿Cómo se crea un Representante Laboral Electrónico en el Portal Mi DT?