Contabilidad al día, sin sorpresas.

Depende de su régimen tributario. El Régimen General exige contabilidad completa, y el Pro Pyme General también, salvo que opte por la simplificada entre el 1 de enero y el 30 de abril; en ese caso lleva un libro de caja. El Pro Pyme Transparente está liberado de contabilidad completa para efectos tributarios, pero controla ingresos y egresos con el Registro de Compras y Ventas y un libro de caja. Aparte, el Código de Comercio exige libro diario, mayor y de balances.

Al menos cada trimestre, y lo recomendable es todos los meses. No recibir un balance ni un estado de resultados con esa frecuencia es una de las señales que justifican revisar el servicio contable. Con un cierre mensual oportuno sabes si el mes fue bueno, detectas a tiempo diferencias entre el banco y la contabilidad y llegas al cierre anual y a la Operación Renta sin sorpresas.

La NIIF para PYMES es una versión simplificada de las normas internacionales, pensada para entidades sin obligación pública de rendir cuentas, y exige bastante menos información en las notas. Elegir entre ambas no es una decisión técnica sino de destinatario: si el banco, el inversionista o la casa matriz aceptan NIIF para PYMES, la conversión resulta sustancialmente más barata. Conviene preguntarlo antes de empezar, porque cambiar el alcance después tiene costo.

Más que la utilidad de un año, el banco busca que la operación genere caja de forma consistente para pagar las cuotas, que el patrimonio sea positivo y no esté cayendo y que la deuda sea razonable frente a lo que la empresa genera. También verifica coherencia: que las ventas calcen con tus F29 y la utilidad con tu declaración de renta. Las cuentas por cobrar a socios o a relacionadas se miran con lupa, porque muchas veces son retiros registrados como préstamo.

Depende de cuántos meses haya atrasados, cuántos documentos y movimientos tiene cada uno y qué tan fácil es conseguir los respaldos. Hay que considerar que cada mes llega uno nuevo: si se procesan tres meses por mes, el atraso baja solo en dos. Por eso un plazo serio se da después de un diagnóstico, cuando se sabe cuánto pesa cada período, y se parte por lo que sigue venciendo, como el F29.